Mehr Flexibilität und Kostenersparnis dank IncaMail Kärcher optimiert den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess

Hohe Innovationskraft

Die Alfred Kärcher GmbH & Co. KG ist der weltweit führende Anbieter von Reinigungstechnik. Kärcher-Reinigungsgeräte vereinen Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und anspruchsvolle Optik. Innovation und das Streben nach der besseren Lösung zeichnen das Unternehmen aus und werden immer wieder durch Patente und Auszeichnungen renommierter Institutionen belegt. Kärcher macht den Unterschied! Nicht nur durch Spitzenleistungen für Kunden. Kärcher gehört als zuverlässiges Familienunternehmen auch zu den attraktivsten Arbeitgebern der Branche. Gegenwärtig arbeiten über 12‘000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 65 Ländern am Erfolg des Unternehmens.

Fokus auf Digitalisierung

Einen wesentlichen Fokus legte Kärcher im vergangenen Jahr auf die Digitalisierung. Neben der Entwicklung digitaler Serviceprodukte wurden auch interne Prozesse vereinfacht und optimiert – so etwa die Abwicklung und Übermittlung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Bei Kärcher nutzte man neben einem SAP ESS Portal bislang den klassischen Weg: Die Abrechnungen wurden in SAP erzeugt, über hauseigene Drucker produziert und anschliessend über die Vorgesetzten an die Mitarbeitenden verteilt. Die Drucker und Kuvertiermaschinen wurden über die Zeit störanfälliger und der monatliche Abrechnungslauf beanspruchte immer mehr Zeit. Die Angestellten der Personalabteilung waren mit der Überwachung der sensiblen Bereiche oft bis zu drei Tage beschäftigt. «Es war klar, dass wir eine kostengünstigere und effizientere Lösung brauchen, die allen Mitarbeitenden den sicheren digitalen Empfang ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen ermöglicht, auch jenen ohne direkten Zugang zum SAP ESS Portal», betont Gerd Hirth, Head of HR Payroll, Administration & Mailing Office bei Kärcher.

Flexible Lösung für alle Mitarbeitenden

Mit der Integration des IncaMail-Moduls smahrt-eDoc in SAP HCM durch die KWP team GmbH und der Auslagerung des Drucks an das Druckzentrum von Swiss Post Solutions in Dettingen deckt die Kooperation von Swiss Post sämtliche Bedürfnisse aus einer Hand. Diese beiden wichtigen Schritte konnten in nur zwei Tagen realisiert werden. Bei der neuen Lösung werden alle User, die keinen Zugang zum SAP ESS Portal besitzen, über die eDoc-Schnittstelle in SAP HCM gefiltert und erhalten ihre elektronisch gebündelten Dokumente nach Wunsch als sichere IncaMail oder als Druckerzeugnis per Post. Der Druck, die Kuvertierung und die Versandsteuerung werden dabei vollumfänglich von Swiss Post Solutions übernommen.

Der E-Mail-Versand mit IncaMail erfolgt sicher und nachweisbar direkt aus SAP HCM. Dank des patentierten Verfahrens werden die sensiblen Lohn- und Gehaltsdokumente nirgends zwischengespeichert und gelangen direkt an die bestehenden E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden.

IncaMail als vorteilhafte Ergänzung

IncaMail ergänzt die Lösung mit wesentlichen Vorteilen:
 
Erhöhte Sicherheit: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter empfangen ihre Gehaltsabrechnungen zu Hause (private E-Mail-Adresse) und müssen sie – anders als beim Portal oder bei der internen Verteilung – nicht am Büroarbeitsplatz einsehen. Durch die patentierte SAFE-Technologie von IncaMail sind die E-Mails vor dem Zugriff Dritter geschützt.
 
Erforderter Datenschutz: Die elektronische Übermittlung von Gehaltsabrechnungen muss unter Beachtung gesetzlicher Rahmenbedingungen erfolgen. Diese werden durch IncaMail vollumfänglich erfüllt.

Garantierte Kostenersparnisse: Hohe Investitionskosten für die länderspezifische Erweiterung des Portals können umgangen werden. Gegenüber dem postalischen Versand fallen keine Zeit-, Material- und Versandkosten an.

Maximale Flexibilität: Mitarbeitende können jederzeit und ortsunabhängig erreicht werden. Auch Angestellte im Ausland erhalten den Beleg zeitgleich zur Lohnzahlung.

Einfache Integration: Die offene IncaMail-Schnittstelle ermöglicht eine einfache Anbindung der ERP-Software. Zudem existieren zertifizierte IncaMail-Module, die sich in Kürze von ausgewählten Partnern integrieren lassen. Die Integration des SAP-Moduls smahrt-eDoc und dessen Anbindung an den IncaMail-Dienst erfolgten durch die KWP team GmbH innerhalb eines Tages.

Hohe Zufriedenheit bei Kärcher

Die neue Lösung stösst bei den Angestellten von Kärcher auf eine sehr hohe Akzeptanz. Die Mitarbeitenden schätzen die einfache Nutzung des IncaMail-Dienstes. Die Zustimmung von der HR-Abteilung, Verwaltung und Produktion ist gleichermassen hoch. Die einfache Bedienung der smahrt-eDoc-Schnittstelle, der Wegfall der Verteilerkanäle sowie die guten Reports für Kontrolle und Steuerung der Versandläufe werden als positiv angesehen. Die Gesamtkosten für den Lohn- und Gehaltsabrechnungsversand konnten erheblich gesenkt werden.