Le papier n’a plus la cote Le canton de Lucerne mise sur des processus RH modernes

Le service du personnel du canton de Lucerne est organisé de manière centralisée et s’occupe des demandes des collaborateurs les plus variés –  dont 6‘000 employés administratifs et 6‘000 enseignants de la scolarité obligatoire. Récemment, le canton de Lucerne a examiné la possibilité de numériser des processus RH tels que l’envoi de décomptes de salaire. En tant qu’employeur moderne, on recherchait à envoyer aux collaborateurs le décompte de salaire en même temps que le versement du salaire et à créer la base pour des processus numériques complémentaires (par ex. déclaration d’impôt en ligne). Mais on a surtout essayé aussi de simplifier les procédures et de réduire les coûts.

Deux avantages du produit ont été décisifs pour le service du personnel du canton de Lucerne lorsque le choix de l’envoi de décomptes de salaire s’est porté sur la solution IncaMail de la Poste Suisse: D’une part, la Poste Suisse garantit le secret postal même par voie numérique. D’autre part, grâce à de nombreux partenariats, IncaMail permet une intégration dans l‘univers SAP existant.

L’add-on smahrt-eDoc de smahrt consulting AG permet de regrouper des documents RH quelconques tels que des justificatifs de rémunération, certificats de salaire, décomptes de temps et annexes dans SAP et de les envoyer directement du logiciel via IncaMail d’un simple clic. Dans ce système, les documents sensibles sont transmis de manière sûre et démontrable aux adresses e-mail des collaborateurs. Ceux-ci reçoivent un e-mail à signature électronique de la Poste Suisse qui comprend les documents de salaire comme annexe cryptée SAFE (Secure Attached File Encryption). Le collaborateur ouvre la pièce jointe sécurisée avec son mot de passe IncaMail directement dans sa boîte e-mail personnelle quand et où il le souhaite. La plateforme IncaMail n’enregistre pas de contenus et les contenus des messages ne peuvent pas être consultés par des tiers.

Avec l’introduction d’IncaMail auprès des collaborateurs, le canton de Lucerne a pu recourir aux instructions et à l’assistance de la Poste Suisse. Pour les destinataires qui ont des problèmes à ouvrir les messages IncaMail ou qui n’ont pas d’affinité technique, la Poste Suisse met à disposition sa propre hotline.

Le service du personnel du canton de Lucerne profite comme suit avec IncaMail:

Gains de temps et de coûts: L’effort et les coûts pour l'impression, l’emballage et la mise sous pli en externe des décomptes de salaire physiques ont pu être fortement réduits.

Processus intégrés: L’envoi des décomptes de salaire avec IncaMail fonctionne par simple clic de souris directement à partir de la solution RH existante. Les décomptes de salaire peuvent être envoyés sous une adresse e-mail à définir librement. En cas de questions quant au décompte de salaire, les collaborateurs ont la possibilité de répondre au service du personnel via IncaMail, gratuitement et en mode crypté.

Sécurité des données et démontrabilité: La transmission électronique des décomptes de salaire doit se faire en tenant compte des conditions-cadres légales. Avec la transmission par IncaMail, la sécurité requise des données est assurée. L’envoi avec IncaMail est documenté par la Poste Suisse et est à tout moment démontrable.

Aux employés aussi, IncaMail offre divers avantages:

Réception indépendante du lieu et du temps: Avec IncaMail, les collaborateurs reçoivent leur décompte de salaire en même temps que le virement du salaire. Ils peuvent aussi les recevoir et les consulter à tout moment à l’étranger – un facteur qui devient de plus en plus important à une époque de connexion internationale croissante.

Base pour des processus numériques complémentaires: L’envoi électronique de documents RH favorise aussi des processus numériques complémentaires dans le canton de Lucerne. Au moment de remplir la déclaration d’impôt en ligne, les collaborateurs disposent des certificats de salaire déjà  au bon format.

Protection contre la consultation par des tiers: Les collaborateurs reçoivent leurs décomptes de salaire à la maison (adresse e-mail privée) et n’ont pas besoin de les consulter au poste de travail au bureau – contrairement au portail. La technologie brevetée SAFE d’IncaMail protège les e-mails contre l’accès par des tiers. De plus,  la réception électronique de décomptes de salaire permet d’éviter que les documents confidentiels traînent ouvertement à la maison, voire finissent dans les vieux papiers.