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VEVV-konforme digitale Kommunikation für Behörden Mit dem verschlüsselten Kontaktformular von IncaMail

IncaMail ist der sichere E-Mail-Dienst der Schweizerischen Post und bietet eine praxisnahe und rechtskonforme Lösung zur Erfüllung der Anforderungen durch die Verordnung über die elektronische Übermittlung im Verwaltungsverfahren (VEVV).

  • Vertraulichkeit und Integrität von Dokumenten durch die SAFE-verschlüsselte E-Mail-Kommunikation
  • Rechtsgültige Zustellnachweise über Versand, Empfang und die Unverändertheit des Inhalts
  • VEVV-konforme Übertragung von Dokumenten mittels einfach anzuwendendem verschlüsseltem Kontaktformular
  • Einfache Intagration in bestehende Systeme und vom Bund anerkannten Plattformen. Der Nachrichtenaustausch zwischen diesen Systemen ist möglich.
  • Vom Bund (EJPD) anerkannte Plattform für Gerichts-, Verwaltungs- und Zivilverfahren
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b981fdddaf88be7621600a0743cce519-Gesundheitswesen sichere Zustellplattform IncaMail

So erfüllen Sie die VEVV-Anforderungen

IncaMail bietet eine verschlüsselte Übermittlung und schafft die notwendige  Vertraulichkeit und Integrität der Dokumente – unabhängig davon, welche Geräte oder Mailprogramme verwendet werden. Gleichzeitig erstellt IncaMail rechtsgültige Zustellnachweise, die Versand, Empfang und Unverändertheit des Inhalts präzise dokumentieren und sich unkompliziert archivieren lassen. Damit erfüllt IncaMail zentrale Anforderungen der VEVV ohne zusätzlichen Aufwand für die Nutzenden.

 

Incamail ist besonders einfach in bestehende Systeme und Abläufe zu integrieren. Es funktioniert direkt in Outlook, Gmail, DMS-Lösungen und Fachanwendungen. Verwaltungen, Behörden und Institutionen können somit Verfügungen, Akten und vertrauliche Unterlagen rechtssicher digital zustellen und gleichzeitig Einsprache- oder Gesuchsdokumente sicher empfangen – alles innerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung.

 

Da IncaMail in Schweizer Rechenzentren betrieben und von der Schweizerischen Post bereitgestellt wird, profitieren Verwaltungen und Unternehmen zudem von höchster Infrastruktur- und Datenschutzsicherheit.

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Schritt 1: Die Organisation erstellt ein verschlüsseltes Kontaktformular in ihrem IncaMail-Konto.
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Schritt 2: Es wird ein geschützter Link generiert, der auf der Website, in E-Mails oder Portalen eingebettet werden kann.
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Schritt 3: Externe Personen können über diesen Link eine Nachricht eingeben und Dateien hochladen.
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Schritt 4: Die Nachricht wird als eingeschriebene Nachricht an das IncaMail-Postfach der Organisation gesendet und kann dort sicher weiterbearbeitet oder archiviert werden

VEVV in der Praxis Incamail Verschlüsseltes Kontaktformular

Das verschlüsselte Kontaktformular ermöglicht eine sichere, VEVV-konforme Übermittlung vertraulicher Nachrichten und Dateien – auch ohne IncaMail-Konto. Versand- und Empfangsnachweise werden automatisch erstellt, Inhalte bleiben unverändert und beweiskräftig archiviert. So entsteht eine digitale Alternative zum eingeschriebenen Brief, die sich nahtlos in bestehende Verwaltungsprozesse integrieren lässt.

Was regelt die VEVV?

Mit der VEVV werden zentrale Elemente des Verwaltungsverfahrens verbindlich digital geregelt. Künftig müssen Gesuche auch elektronisch eingereicht werden können. Die einzelnen Verfahrensschritte sind digital zu dokumentieren, und Verfügungen sowie Entscheide müssen rechtsgültig mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden können.

 

Die VEVV setzt insbesondere voraus:

  • die Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
    von Datenübermittlungen

  • die eindeutige Feststellung von Eingabe- und Abrufzeitpunkten

  • eine klare Identifikation der Beteiligten

 

Zudem schreibt die VEVV den Einsatz einer vom Bund anerkannten elektronischen Zustellplattform verbindlich vor. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 sind sämtliche Verfahrensakten vollständig elektronisch zu führen.

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Das kommt auf Verwaltungen, Behörden und Institutionen zu

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Bei der Umsetzung der VEVV stehen Behörden und Organisationen vor praktischen Herausforderungen. Herkömmliche E-Mail-Kommunikation ist nicht ausreichend sicher, um vertrauliche oder personenbezogene Dokumente rechtsgültig zu übermitteln. Zudem fehlen verbindliche Nachweise zu Versand, Empfang und Unverändertheit der Inhalte – Anforderungen, die Standard-E-Mails nicht erfüllen.

Gleichzeitig verursachen papierbasierte Prozesse sowie Scan-Workflows zusätzliche Kosten, Verzögerungen und Fehlerquellen.

 

Auch wenn die VEVV erst Anfang 2027 und zunächst nur im Kanton Zürich in Kraft tritt, lohnt es sich, bereits heute damit auseinanderzusetzen. Der Kanton Zürich nimmt hierbei eine Vorreiterrolle ein. Weitere kantonale Regelungen sowie überkantonale Abstimmungen sind absehbar.


Für Verwaltungen eröffnet sich damit die Chance, digitale Abläufe frühzeitig und strukturiert aufzubauen, Prozesse zu vereinfachen und die eigene Kommunikationsinfrastruktur so auszurichten, dass Effizienz, Transparenz und Verlässlichkeit nachhaltig gestärkt werden.

Fragen zu IncaMail? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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