Conforme alla VEVV – Modulo di contatto crittografato di IncaMail

IncaMail è ilservizio e-mail sicuro della Posta che offre una soluzione pratica e a norma dilegge per l’adempimento dei requisiti dell’Ordinanza sulla trasmissioneelettronica nella procedura amministrativa (Verordnung über die elektronischeÜbermittlung im Verwaltungsverfahren, VEVV), che entrerà in vigore all’iniziodel 2027 nel Cantone di Zurigo. Per le amministrazioni al di fuori del Cantone di Zurigo si apre già oggi l’opportunità di strutturare in modotempestivo e ordinato i processi digitali, semplificare le procedure eorientare la propria infrastruttura di comunicazione al fine di rafforzare inmodo duraturo efficienza, trasparenza e affidabilità.

Riservatezza e integrità dei documenti grazie alla comunicazione via e-mail codificata con SAFE
Conferma di ricezione legalmente valida che prova l’invio, la ricezione e l’integrità del contenuto
Trasmissione di documenti conforme alla VEVV, mediante un modulo di contatto codificato e di facile utilizzo
Semplice integrazione nei sistemi esistenti e nelle piattaforme riconosciute dalla Confederazione; scambio di messaggi possibile tra questi sistemi
Piattaforma riconosciuta dalla Confederazione (DFGP) per procedimenti giudiziari, amministrativi e civili

IncaMail consente una trasmissione codificata e garantisce la riservatezza e l’integrità richieste per i documenti, indipendentemente dai dispositivi o dai programmi di posta elettronica utilizzati. Al contempo, questa soluzione genera conferme di ricezione legalmente valide che documentano con precisione l’invio, la ricezione e l’integrità del contenuto e che possono essere archiviate in tutta semplicità.

IncaMail è facilmente integrabile nei sistemi e nei processi esistenti. Il servizio può essere utilizzato direttamente in Outlook, Gmail, soluzioni DMS e applicazioni specialistiche. Amministrazioni, autorità e istituzioni possono così inoltrare con una soluzione digitale decisioni, atti e documenti confidenziali in modo giuridicamente sicuro e al contempo ricevere in sicurezza i documenti relativi a opposizioni e richieste, il tutto all’interno del consueto ambiente di lavoro.

Essendo gestito in centri di calcolo svizzeri e messo a disposizione dalla Posta, con il servizio IncaMail amministrazioni e aziende beneficiano inoltre della massima sicurezza in termini di infrastruttura e protezione dei dati.

Passo 1: L’organizzazione crea un modulo di contatto sicuro all’interno del proprio account IncaMail.

Passo 2: Viene generato un link protetto che può essere integrato nel sito web, nelle e-mail o nei portali.

Passo 3: Le persone esterne possono inserire un messaggio e caricare file tramite questo link.

Passo 4: Il messaggio viene inviato come messaggio raccomandato alla casella IncaMail dell’organizzazione, dove può essere elaborato in modo sicuro o archiviato.

Con questa ordinanza, gli elementi centrali della procedura amministrativa sono disciplinati in modo vincolante a livello digitale. In futuro l’utenza dovrà avere la possibilità di presentare richieste anche online. In questo contesto, le singole fasi della procedura devono essere documentate in maniera interamente digitale e le decisioni e comunicazioni ufficiali devono poter essere firmate in modo giuridicamente valido con una firma elettronica qualificata (FEQ).

In tal senso la VEVV pone in particolare i seguenti requisiti:

garanzia dell’immutabilità e della tracciabilità delle trasmissioni di dati
determinazione univoca dei momenti di inserimento e consultazione dei dati
chiara identificazione dei soggetti coinvolti

La VEVV prescrive altresì in modo vincolante l’impiego di una piattaforma di recapito elettronica riconosciuta dalla Confederazione. Al più tardi a partire dal 1º gennaio 2027, tutti gli atti procedurali dovranno essere gestiti in modo completamente elettronico.

In sede di applicazione della VEVV, autorità e organizzazioni si trovano ad affrontare sfide pratiche. Le tradizionali comunicazioni via e-mail non sono sufficientemente sicure ai fini di una trasmissione legalmente valida di documenti confidenziali o personali e non prevedono la creazione di prove vincolanti per l’invio, la ricezione e l’integrità dei contenuti. Al contempo, i processi cartacei e i workflow di scansione comportano costi aggiuntivi, ritardi e fonti di errore.

Anche se l’ordinanza in questione entrerà in vigore solo all’inizio del 2027 e inizialmente soltanto nel Cantone di Zurigo, vale la pena approfondire sin da oggi i requisiti legali. Sono previste ulteriori regolamentazioni cantonali e coordinamenti intercantonali.

Per le amministrazioni si apre così l’opportunità di organizzare i processi digitali in modo tempestivo e strutturato, di semplificare le procedure e di orientare la propria infrastruttura di comunicazione al fine di rafforzare l’efficienza, la trasparenza e l’affidabilità in modo duraturo.

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Comunicazione digitale conforme alla VEVV per le autorità Con il modulo di contatto sicuro di IncaMail, si può!

Ecco come IncaMail soddisfa
i requisiti della VEVV

VEVV nella pratica Il modulo di contatto sicuro di IncaMail

Cosa disciplina la VEVV?

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autorità e istituzioni

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