Envoi de décomptes de salaire directement depuis SAP Une solution flexible pour toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs

La Stiftung Liebenau donne aux personnes nécessitant un soutien particulier la possibilité de vivre de manière aussi autonome que possible et de participer à la vie de la société. Avec 20 filiales et 6‘500 collaborateurs, elle intervient dans les domaines de la formation, de la famille, de la santé, des espaces de vie, des soins et de la participation.

Dans le cadre d’optimisations de processus, la Stiftung Liebenau recherchait une solution pour envoyer à l’avenir les décomptes de salaire de manière plus efficace et plus économique. Jusqu’à présent, l’impression, la mise sous pli et le tri des décomptes de salaire étaient effectués en interne au site principal. L’expédition aux 47 sites était organisée par enveloppes géantes ou colis afin de pouvoir distribuer les décomptes sur place aux collaborateurs. Le traitement prenait environ deux jours et les collaborateurs recevaient souvent plusieurs enveloppes en raison de l’infrastructure.

La nouvelle solution devait permettre aussi bien l’envoi numérique sécurisé que l’envoi classique par la poste des décomptes de salaire au format imprimé. L’opération intégrée pour l’envoi et le suivi direct dans SAP HCM ont été une exigence importante pour la Stiftung Liebenau. La livraison pré-triée à différents sites devrait être maintenue aussi à l’avenir pour tous les destinataires papier.

Grâce au partenariat entre XimantiX Software GmbH et la Poste Suisse, tous les besoins de la Stiftung Liebenau ont pu être satisfaits à partir d’une seule source. Avec eBeleg Service – HR, XimantiX propose une solution déjà intégrée pour SAP HCM et MS Dynamics Navision - HR permettant de regrouper directement les informations de salaire ou les décomptes de salaire et les annexes correspondantes, par exemple les déclarations d’assurance sociale ou les justificatifs d’horaire. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour déclencher l’expédition directement dans le système RH. Suivant le paramétrage au niveau destinataire, l'expédition est faite par voie électronique via IncaMail ou au format imprimé par courrier.

IncaMail, le service de cryptage d’e-mails de la Poste Suisse, garantit l’envoi sûr et démontrable des documents sensibles aux adresses e-mail privées des collaborateurs. Ceux-ci reçoivent un e-mail à signature électronique de la Poste Suisse qui comprend les documents de salaire comme annexe cryptée SAFE (Secure Attached File Encryption). Le collaborateur ouvre la pièce jointe sécurisée quand et où il le souhaite, directement dans la boîte postale, à l’aide de son mot de passe IncaMail. La plateforme IncaMail n’enregistre pas de contenus et les contenus des messages ne peuvent pas être consultés par des tiers.

Pour l'impression de justificatifs, les données et documents à imprimer sont confiés au prestataire d’impression Swiss Post Solutions à Dettingen près de Stuttgart. En tant que partenaire fiable, SPS se charge de l’impression ainsi que de la mise sous pli et transmet les documents emballés à Deutsche Post AG pour l'expédition. Ceci permet d’assurer une expédition rapide. Les décomptes de salaire arrivent individuellement aux différents collaborateurs ou sont pré-triés et regroupés par site pour la distribution interne.

En utilisant IncaMail, la Stiftung Liebenau profite dans différents domaines:

Réduction des coûts: La suppression des frais d’impression et de port permet de réduire les coûts matériels à un minimum. De même, les dépenses de personnel pour l'impression, l’emballage et la distribution interne des décomptes de salaire ont été baissés avec la numérisation du processus.

Grand confort d’utilisation: L’envoi des décomptes de salaire avec IncaMail fonctionne par simple clic de souris directement à partir de SAP. Les décomptes de salaire peuvent être regroupés dans le système avec d’autres documents (par ex. des justificatifs d’horaire) et être envoyés à partir d’un émetteur e-mail à définir librement. Le statut de l’expédition et les confirmations de retrait peuvent être suivis à tout moment dans le système RH.

Réception flexible: Avec IncaMail, les collaborateurs reçoivent à leur adresse e-mail privée leur décompte de salaire directement après l’expédition par la comptabilité des ressources humaines. Ils peuvent aussi les recevoir et les consulter à tout moment à l’étranger – un facteur qui devient de plus en plus important à un époque de connexion internationale croissante.

Réalisation de projet rapide: eBeleg Service – HR de XimantiX est une solution déjà intégrée dans SAP HCM. Grâce aux interfaces flexibles, la connexion d’IncaMail se fait sans la moindre complication. Ceci permet de réaliser un projet en l’espace de deux jours ouvrables.

Assistance garantie: Aussi bien XimantiX que la Poste Suisse ont fourni un soutien important à l’introduction de eBeleg Service – HR et IncaMail. En cas de questions techniques sur la réception numérique de décomptes de salaire, les collaborateurs de la Stiftung Liebenau disposent de l’assistance d’IncaMail. Ceci décharge nettement l’informatique et la compatibilité du personnel de la Stiftung Liebenau.

Conformité aux exigences de protection des données: La transmission électronique des décomptes de salaire doit se faire en tenant compte des conditions-cadres légales. Avec la transmission par IncaMail, la sécurité requise des données est totalement assurée.

Des collaborateurs satisfaits: La réaction des collaborateurs de la Stiftung Liebenau à l’utilisation d’IncaMail a été très positive. Ils estiment que l’envoi numérique crypté des décomptes de salaire est une forme de communication digne de confiance et écologique.