Plus de flexibilité et des coûts réduits grâce à IncaMail Kärcher optimise son processus des décomptes de salaire

Grande force d'innovation

Alfred Kärcher GmbH & Co. KG est le leader mondial des fournisseurs en technique de nettoyage. Les appareils de nettoyage Kärcher marient la fonctionnalité, la convivialité et une esthétique exigeante. L’innovation et la recherche de la meilleure solution caractérisent l’entreprise et sont sans cesse fondées sur des brevets et sur des récompenses d'institutions renommées. Kärcher fait la différence! Pas seulement par des performances de pointe pour les clients. En tant qu’entreprise familiale fiable, Kärcher compte parmi les employeurs les plus attrayants du secteur. Actuellement, plus de 12’000 collaboratrices et collaborateurs dans 65 pays œuvrent au succès de l’entreprise.

Priorité à la numérisation

L’année dernière, Kärcher a particulièrement mis l’accent sur la numérisation. Outre le développement de produits de service numériques, les processus internes ont aussi été simplifiés et optimisés – par exemple le traitement et la transmission des décomptes de salaire. Chez Kärcher, on utilisait jusqu’à présent la voie classique en dehors du portail SAP ESS. Les décomptes étaient générés dans SAP, produits sur des imprimantes en interne, puis distribués aux collaborateurs par les responsables hiérarchiques. Avec le temps, les imprimantes et les machines de mise sous pli sont devenues plus sensibles aux défaillances et le déroulement mensuel des décomptes prenait de plus en plus de temps. Souvent, les employés du service du personnel passaient jusqu’à trois jours à surveiller les secteurs sensibles. «Il allait de soi qu’il nous fallait une solution plus économique et plus efficace permettant à tous les collaborateurs la réception numérique sécurisée de leurs décomptes de salaire, même ceux sans accès direct au portail SAP ESS», insiste Gerd Hirth, Head of HR Payroll, Administration & Mailing Office chez Kärcher.

Solution flexible pour tous les collaborateurs 

Avec l’intégration du module IncaMail smahrt-eDoc dans SAP HCM par KWP team GmbH et l’externalisation de l’impression au centre d’impression de Swiss Post Solutions à Dettingen, la coopération de Swiss Post couvre tous les besoins à partir d’une seule source. Ces deux étapes ont pu être réalisées en seulement deux jours. La nouvelle solution consiste à filtrer via l’interface eDoc dans SAP HCM tous les utilisateurs qui ne possèdent pas d’accès au portail SAP HSS. S’ils le souhaitent, ceux-ci  reçoivent leurs documents regroupés par voie électronique soit comme IncaMail sécurisé, soit comme imprimé par la poste. L’impression, la mise sous pli et la gestion des expéditions sont entièrement prises en charge par Swiss Post Solutions.

L’envoi d’e-mails avec IncaMail est effectué directement à partir de SAP HCM, de manière sûre et démontrable. Grâce au procédé breveté, les documents de salaire sensible ne sont jamais mis en mémoire tampon et arrivent directement aux adresses e-mail des collaborateurs.

IncaMail comme complément utile

IncaMail complète la solution par des avantages essentiels:

Sécurité augmentée: Les collaborateurs reçoivent leurs décomptes de salaire à la maison (adresse e-mail privée) et n’ont pas besoin de les consulter au poste de travail au bureau – contrairement au portail ou à la diffusion interne. La technologie brevetée SAFE d’IncaMail protège les e-mails contre l’accès par des tiers.

Protection des données requise: La transmission électronique des décomptes de salaire doit se faire dans le respect des conditions-cadre légales. Celles-ci ont été totalement satisfaites par IncaMail.

Réductions de coûts garanties: Il est possible d’éviter des coûts d’investissement élevés pour une extension du portail spécifique à un pays. Par rapport à l’envoi postal, il n’y a pas de coûts pour les heures de travail, le matériel et l’expédition.

Flexibilité maximale: Les collaborateurs sont joignables à tout moment et indépendamment du lieu. Les employés à l’étranger reçoivent également le justificatif en même temps que le paiement du salaire.

Intégration simple: L’interface ouverte IncaMail permet une connexion simple du logiciel ERP. De plus, il existe des modules IncaMail certifiés qui peuvent être rapidement intégrés par les partenaires sélectionnés. L’intégration du module SAP et sa connexion au service IncaMail ont été réalisées par KWP team GmbH en l’espace d’un jour.

Grande satisfaction chez Kärcher

La nouvelle solution est très bien acceptée par les employés de Kärcher. Les collaborateurs apprécient l’utilisation facile du service IncaMail. L’approbation est la même pour le département RH, l’administration et la production. L’utilisation simple de l’interface smahrt-eDoc, la suppression des canaux de distribution ainsi que les rapports favorables pour le contrôle et la gestion des déroulements d’expédition sont considérés comme positifs. Le coût global pour l’expédition des décomptes de salaire a pu être considérablement réduit.