La carta è superata Il Cantone di Lucerna punta su processi HR moderni

L'ufficio del personale del Canton Lucerna è organizzato centralmente e si occupa dei più diversi collaboratori, tra cui 6'000 dipendenti dell'amministrazione e 6'000 docenti della scuola dell'obbligo. Recentemente il Canton Lucerna ha vagliato la possibilità di digitalizzare i processi HR quali l'invio dei conteggi salariali. Quale moderno datore di lavoro, si voleva consegnare ai collaboratori il conteggio contestualmente al versamento del salario e creare così la base per processi digitali più ampi (es. dichiarazione d'imposta online). D'altra parte c'era anche l'esigenza di semplificare i processi e risparmiare sui costi.

L'ufficio del personale del Canton Lucerna ha scelto la soluzione IncaMail della Posta Svizzera per l'invio dei conteggi salariali, la quale presenta due indubbi vantaggi. Innanzitutto la Posta Svizzera garantisce il segreto postale anche attraverso il canale digitale. Secondariamente, grazie alle sue numerose partnership, IncaMail consente l'integrazione nel panorama SAP esistente.

L'add-on smahrt-eDoc di smahrt consulting AG consente di reperire in SAP tutti i documenti HR richiesti, come certificati di remunerazione, certificati salariali, conteggi dell'orario di lavoro e allegati, e di inviarli con pochi clic dal software tramite IncaMail. Questi documenti sensibili giungono all'e-mail privata del collaboratore in modo sicuro e dimostrabile. Questi ultimi ricevono un'e-mail con firma elettronica dalla Posta Svizzera, contenente i relativi documenti salariali sotto forma di allegato codificato SAFE (Secure Attached File Encryption). Inserendo la propria password IncaMail, il collaboratore apre l'allegato sicuro direttamente nella propria casella di posta elettronica personale dove e quando meglio desidera. Sulla piattaforma IncaMail non vengono salvati dati e il contenuto dei messaggi non è visibile a terzi.

Con l'introduzione di IncaMail per i collaboratori, il Canton Lucerna può contare sulle istruzioni e sull'assistenza della Posta Svizzera. Per i destinatari che hanno difficoltà ad aprire i messaggi IncaMail o che non amano la tecnologia, la Posta Svizzera mette a disposizione una hotline.

L'ufficio del personale del Canton Lucerna grazie a IncaMail gode dei seguenti vantaggi:

Risparmio di tempo e costi: notevole riduzione delle spese e dei costi per stampare, confezionare e imbustare i conteggi salariali cartacei.

Processi integrati: l'invio dei conteggi salariali con IncaMail funziona con un semplice clic direttamente dalla soluzione SAP esistente. I conteggi salariali possono essere inviati da un mittente e-mail impostabile liberamente. Per domande sui conteggi salariali, i collaboratori hanno la possibilità di rivolgersi direttamente all'ufficio del personale gratuitamente e tramite mail codificata IncaMail.

Sicurezza dei dati e dimostrabilità: la trasmissione elettronica dei conteggi salariali deve avvenire nel rispetto delle disposizioni di legge. La sicurezza dei dati richiesta è garantita con la trasmissione via IncaMail. L'invio con IncaMail è documentato e dimostrabile in ogni momento dalla Posta Svizzera.

IncaMail offre diversi vantaggi anche ai dipendenti:

Ricezione in qualsiasi momento e luogo: i collaboratori ricevono il conteggio salariale tramite IncaMail contestualmente al pagamento. Lo possono ricevere e visualizzare in qualsiasi momento anche all'estero – fattore sempre più importante in un'epoca di crescente interconnessione internazionale.

Base per processi digitali più ampi: con l'invio elettronico dei documenti HR, il Canton Lucerna pone le basi per processi digitali più ampi. Se compilano la dichiarazione d'imposta online, i collaboratori hanno già i documenti salariali a portata di mano nel formato idoneo.

Protezione contro l'accesso di terzi: i collaboratori ricevono i loro conteggi salariali a casa (all'indirizzo e-mail privato) e non sono costretti a visualizzarli sul posto di lavoro, a differenza di quanto accade con il portale. La tecnologia brevettata SAFE di IncaMail consente di proteggere le e-mail dall'accesso di terzi. Tramite la ricezione elettronica dei conteggi salariali si evita inoltre che documenti riservati girino per casa e magari vengano smaltiti nella carta.