Invio dei conteggi dei compensi direttamente da SAP Una soluzione flessibile per tutto il personale

La Stiftung Liebenau permette alle persone particolarmente bisognose d'assistenza di mantenere una capacità di autodeterminazione più ampia possibile e di partecipare alla vita sociale. Con 20 filiali e 6'500 collaboratori è operativa nei settori formazione, famiglia, sanità, spazi abitativi, assistenza e partecipazione.

Nell'ambito delle ottimizzazioni di processo, la Stiftung Liebenau cercava per il futuro una soluzione per inviare i conteggi dei compensi in modo più efficiente ed economico. Fino ad oggi la stampa, l'imbustamento e lo smistamento dei conteggi dei compensi venivano svolti internamente presso la sede principale. Poi veniva organizzata la spedizione a 47 sedi in grandi buste e pacchi in modo da distribuire in seguito i conteggi ai collaboratori in loco. L'elaborazione richiedeva circa due giorni e, a causa di questo sistema, i collaboratori ricevevano spesso più buste.

La nuova soluzione consentirà sia la spedizione digitale sicura sia la spedizione classica attuale dei conteggi dei compensi stampati per posta. La gestione integrata della spedizione e il controllo direttamente in SAP HCM erano un requisito importante per la Stiftung Liebenau. La spedizione presmistata alle numerose sedi sarà mantenuta anche in futuro per tutti i destinatari dei conteggi cartacei.

Grazie alla partnership tra XimantiX Software GmbH e la Posta Svizzera è stato possibile coprire tutte le esigenze della Stiftung Liebenau ad opera di un unico fornitore. Con eBeleg Service – HR, XimantiX offre una soluzione già integrata in SAP HCM e MS Dynamics Navision-HR, con cui è possibile combinare direttamente le informazioni relative ai compensi e i conteggi salariali con i relativi allegati, come ad esempio comunicazioni delle assicurazioni sociali o certificati dell'orario di lavoro. Semplicemente premendo un pulsante è possibile ordinare l'invio direttamente dal sistema HR. In base alle impostazioni a livello di destinatario, la fornitura avviene elettronicamente tramite IncaMail o in formato cartaceo a mezzo posta.

IncaMail, il servizio di codifica e-mail della Posta Svizzera, garantisce l'invio sicuro e dimostrabile dei documenti sensibili agli indirizzi e-mail privati dei collaboratori. Questi ultimi ricevono un'e-mail con firma elettronica dalla Posta Svizzera, contenente i relativi documenti salariali sotto forma di allegato codificato SAFE (Secure Attached File Encryption). Inserendo la propria password IncaMail, il collaboratore apre l'allegato sicuro direttamente nella propria casella di posta elettronica dove e quando meglio desidera. Sulla piattaforma IncaMail non vengono salvati dati e il contenuto dei messaggi non è visibile a terzi.

Per la stampa della ricevuta, i dati e i documenti sono forniti al fornitore di stampa Swiss Post Solutions a Dettingen vicino a Stoccarda. SPS è il partner affidabile che si occupa della stampa e dell'imbustamento e consegna i documenti così preparati per la spedizione alla Deutsche Post AG, la quale assicura una consegna rapida. I documenti salariali raggiungono così ogni singolo collaboratore oppure arrivano in filiale presmistati per la distribuzione interna.

Con l'impiego di IncaMail, la Stiftung Liebenau trae benefici in numerosi settori.

Risparmio sui costi: venendo meno i costi di stampa e trasporto, è possibile ridurre al minimo i costi del materiale. La digitalizzazione del processo permette di diminuire anche l'impegno del personale per la stampa, l'imbustamento e la distribuzione interna dei conteggi salariali.

Elevata praticità d'uso: l'invio dei conteggi dei compensi con IncaMail funziona con un semplice clic direttamente da SAP. I conteggi dei compensi possono essere combinati nel sistema con altri documenti (es. certificati dell'orario di lavoro) e possono essere inviati da un mittente e-mail impostabile liberamente. Lo stato di spedizione e le conferme del ritiro possono essere seguite in qualsiasi momento nel sistema HR.

Ricezione flessibile: I collaboratori ricevono il loro conteggio del compenso tramite IncaMail all'indirizzo e-mail personale subito dopo la spedizione da parte dell'amministrazione del personale. Lo possono ricevere e visualizzare in qualsiasi momento anche all'estero – fattore sempre più importante in un'epoca di crescente interconnessione internazionale.

Rapida attuazione dei progetti: eBeleg Service – HR di XimantiX è una soluzione già integrata in SAP HCM. Il collegamento a IncaMail avviene in modo molto semplice grazie a interfacce flessibili, che permettono un'attuazione del progetto nel giro di due giorni lavorativi.

Supporto garantito: sia XimantiX che la Posta Svizzera hanno fornito un importante contributo per l'introduzione di eBeleg Service – HR e IncaMail. In caso di domande tecniche sulla ricezione digitale dei conteggi dei compensi è a disposizione dei collaboratori della Stiftung Liebenau il servizio assistenza IncaMail, che alleggerisce notevolmente il lavoro del reparto IT e dell'amministrazione del personale della Stiftung Liebenau.

Rispetto dei requisiti di protezione dei dati: la trasmissione elettronica dei conteggi dei compensi deve avvenire nel rispetto delle disposizioni di legge. La sicurezza dei dati richiesta è completamente garantita con la trasmissione via IncaMail.

Collaboratori soddisfatti: i collaboratori della Stiftung Liebenau hanno reagito molto positivamente all'impiego di IncaMail e considerano l'invio digitale codificato dei conteggi dei compensi un metodo di comunicazione affidabile ed ecologico.