Più flessibilità, meno costi e più risparmio con IncaMail Con IncaMail, Kärcher ottimizza il processo relativo ai conteggi salariali e alle distinte di paga.

Elevata forza innovativa

Alfred Kärcher GmbH & Co. KG è leader mondiale nella fornitura di apparecchiature tecniche di pulizia. Gli apparecchi di pulizia Kärcher uniscono funzionalità, facilità d'uso e un look di alto profilo. L'azienda si distingue per l'innovazione e il continuo impegno verso le migliori soluzioni, riconosciute da numerosi brevetti e premi di rinomate istituzioni. Kärcher fa la differenza! E non soltanto in termini di massime prestazioni per i clienti, ma anche perché Kärcher, in qualità di affidabile impresa familiare, rappresenta uno dei datori di lavoro più rinomati del settore. Attualmente sono 12 000 le collaboratrici e i collaboratori che in 65 Paesi lavorano per il successo dell'impresa.

Focus sulla digitalizzazione

L'anno scorso Kärcher ha puntato fortemente sulla digitalizzazione. Oltre allo sviluppo di prodotti di servizio digitali, sono stati semplificati e ottimizzati anche i processi interni, tra cui lo svolgimento e la trasmissione dei conteggi salariali e delle buste paga. Finora Kärcher si è avvalso del metodo classico supportato dal portale SAP ESS: i conteggi venivano prodotti in SAP e stampati su carta in azienda, infine distribuiti dal superiore ai dipendenti. Nel tempo le stampanti e le imbustatrici stavano diventando sempre più inaffidabili e le procedure mensili di conteggio richiedevano sempre più tempo. Spesso i dipendenti del reparto del personale erano impegnati anche tre giorni al mese per la protezione dei dati sensibili. «Era ormai chiaro che ci serviva una soluzione più economica ed efficiente, che consentisse a tutti i collaboratori la ricezione digitale sicura dei loro conteggi salariali e delle buste paga, anche per coloro senza accesso diretto al portale SAP ESS», spiega Gerd Hirth, Head of HR Payroll, Administration & Mailing Office presso Kärcher.

Soluzione flessibile per tutti i collaboratori

Con l'integrazione del modulo IncaMail smahrt-eDoc in SAP HCM ad opera di KWP team GmbH e il trasferimento delle operazioni di stampa al centro stampa di Swiss Post Solutions a Dettingen, è possibile coprire tutte le esigenze con un unico fornitore grazie alla collaborazione di Swiss Post. Questi due importanti cambiamenti sono stati completati in soli due giorni. Con la nuova soluzione tutti gli utenti sprovvisti di accesso al portale SAP ESS possono essere filtrati tramite l'interfaccia eDoc di SAP HCM e ricevono i propri documenti in fascicolo elettronico a richiesta tramite il servizio sicuro IncaMail o per Posta informato cartaceo. La stampa, l'imbustamento e la gestione degli invii vengono svolti interamente da Swiss Post Solutions.

La spedizione di e-mail con IncaMail avviene in modo sicuro e dimostrabile direttamente da SAP HCM. Grazie alla procedura brevettata, i documenti sensibili relativi a salari e buste paga non vengono salvati temporaneamente da nessuna parte, ma arrivano direttamente all'indirizzo e-mail dei relativi collaboratori.

IncaMail, un vantaggioso completamento

IncaMail completa la soluzione con vantaggi essenziali:

Maggior sicurezza: i collaboratori ricevono i loro conteggi salariali a casa (all'indirizzo e-mail privato) e non sono costretti a visualizzarli sul posto di lavoro, a differenza di quanto accade con il portale o la distribuzione interna. La tecnologia brevettata SAFE di IncaMail consente di proteggere le e-mail dall'accesso di terzi.

Protezione dei dati a norma di legge: la trasmissione elettronica dei conteggi salariali deve avvenire nel rispetto delle condizioni quadro previste dalla legge, che sono pienamente rispettate da IncaMail.

Risparmio sui costi garantito: è possibile evitare elevati costi d'investimento per l'ampliamento del portale, specifico per il Paese. Rispetto all'invio postale non vi sono costi di spedizione e materiale o perdite di tempo.

Massima flessibilità: i collaboratori possono essere raggiunti in qualsiasi momento e indipendentemente da dove si trovino. Anche i dipendenti all'estero ricevono la ricevuta assieme al versamento del salario.

Integrazione semplice: l'interfaccia IncaMail aperta consente il semplice collegamento al software ERP. Esistono inoltre moduli IncaMail certificati che possono essere integrati a breve da partner selezionati. L'integrazione del modulo SAP smahrt-eDoc e il suo collegamento a IncaMail sono stati effettuati da KWP team GmbH in un giorno.

Grande soddisfazione da Kärcher

La nuova soluzione sta riscuotendo ampi consensi da parte dei dipendenti di Kärcher. I collaboratori apprezzano il semplice utilizzo del servizio IncaMail. Anche il reparto del personale, l'amministrazione e la produzione esprimono grande soddisfazione. In particolare, sono molto apprezzati il semplice utilizzo dell'interfaccia smahrt-eDoc, la scomparsa dei canali di distribuzione e i buoni report di controllo e gestione delle procedure d'invio. I costi complessivi per l'invio dei conteggi salariali e delle buste paga sono stati ridotti enormemente.